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La governance viene prima dell'automazione

L'AI entra in azienda da chi la adotta per primo, e quando qualcuno chiede chi ha approvato cosa la risposta non esiste più. Partiamo dall'altro capo: prima i diritti di decisione, le classi di rischio e la traccia verificabile; poi l'automazione.

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Quattro incarichi, con la durata dichiarata

Si entra dal diagnostico e si va avanti solo se il conto torna. Nessun abbonamento a un software nostro: quello che resta in azienda gira sui vostri strumenti.

011-2 settimane

Diagnostico AI Operations

Dove l'AI può prendere lavoro vero al vostro back-office, cosa non deve toccare mai, e quanto vale il cambiamento.

Alle PMI manifatturiere viene detto che l'AI cambierà le loro operazioni, e non viene mai detto dove, né a quale prezzo. Il diagnostico lavora sul back-office reale e separa tre cose: il lavoro che l'AI può prendere oggi, quello che potrà prendere dopo aver messo in ordine il processo, e quello a cui non deve avvicinarsi. Si chiude con una prima stesura della tabella dei diritti di decisione e un business case con costo e ritorno stimati, così la decisione successiva è una decisione di investimento e non un atto di fede.

Cosa viene consegnato

Mappa prioritizzata del lavoro di back-office che l'AI può prendere in carico
Elenco di esclusione: cosa l'AI non deve toccare mai
Tabella dei diritti di decisione, prima stesura
Business case con costo e ritorno stimati
Presentazione dei risultati a proprietà e direzione

024-6 settimane

Modello operativo e governance AI

I diritti di decisione, le classi di rischio e i livelli di approvazione che permettono all'AI di operare sotto ISO 9001, ISO 55001 e AI Act europeo.

Costruiamo il modello operativo prima dell'automazione: chi decide cosa, quali usi sono a rischio alto e quali ordinaria amministrazione, quali azioni richiedono l'approvazione di una persona e a quale livello, e quale traccia lascia ogni azione perché un revisore o un cliente possa ricostruirla dopo. Tutto scritto contro le norme su cui l'azienda è già misurata (ISO 9001, e ISO 55001 dove gli impianti contano) e contro gli obblighi dell'AI Act europeo, che arrivano a un produttore attraverso i propri prodotti e i propri clienti. Si chiude con la formazione del gruppo dirigente: una governance che nessuno in alto capisce è una governance che nessuno applica.

Cosa viene consegnato

Tabella dei diritti di decisione, approvata
Modello di classificazione del rischio degli usi AI
Livelli di approvazione e regole di escalation
Requisiti di tracciabilità e verificabilità
Mappa di allineamento a ISO 9001, ISO 55001 e AI Act europeo
Sessioni di formazione per la direzione

034-8 settimane

Pilota su un processo

Un processo di back-office portato in esercizio con agenti, gate di approvazione e un registro verificabile, costruito sugli strumenti che avete già.

Il pilota è dove la governance smette di essere un documento. Un processo di back-office viene preso da un capo all'altro (un flusso di offerte, la gestione degli ordini, una catena di documentazione tecnica, la comunicazione con i fornitori, una non conformità di qualità) e ricostruito con gli agenti sul lavoro ripetitivo, i gate di approvazione umana dove la tabella dei diritti di decisione dice che decide una persona, e un registro che segna cosa è stato fatto, da cosa e su approvazione di chi. Si costruisce sui sistemi che avete già: il gestionale, la posta, l'archivio, gli assistenti già in licenza. Non installiamo software nostro e non c'è niente da sottoscrivere dopo. L'incarico finisce con un manuale operativo e con le vostre persone che conducono il processo senza di noi.

Cosa viene consegnato

Un processo di back-office in esercizio, da un capo all'altro
Configurazione degli agenti sugli strumenti che avete già
Gate di approvazione umana secondo la tabella dei diritti di decisione
Registro verificabile delle azioni
Manuale operativo del processo
Formazione dei vostri operatori

04Incarico mensile continuativo

Retainer AI Operations

Tenere governate le operazioni AI mese per mese: sorveglianza continua, automazione incrementale, un percorso di escalation e una revisione trimestrale.

Quello che si governa in un progetto si sfalda quando il progetto finisce: i modelli cambiano, le persone cambiano, un fornitore cambia un formato e un agente comincia a produrre sciocchezze senza che nessuno se ne accorga. Il retainer tiene aggiornato il modello operativo, estende l'automazione un processo alla volta invece che con un altro programma grande, dà un percorso di escalation con un nome sopra quando un agente si comporta male o un gate di approvazione blocca il lavoro, e impone una revisione trimestrale dove i numeri, gli incidenti e i prossimi candidati finiscono sul tavolo. È l'unico retainer che abbiamo a listino.

Cosa viene consegnato

Manutenzione continua del modello operativo
Automazione incrementale dei processi successivi
Percorso di escalation con un responsabile nominato
Revisione trimestrale con proprietà e direzione

Dove si applica

Governance e diritti di decisione

Chi decide cosa, quali usi dell'AI sono a rischio alto e quali ordinaria amministrazione, quali azioni richiedono l'approvazione di una persona e a quale livello. Scritto contro le norme su cui l'azienda è già misurata.

Cosa comprende

Tabella dei diritti di decisione: chi firma cosa
Classificazione del rischio degli usi AI
Livelli di approvazione e regole di escalation
Requisiti di tracciabilità e verificabilità
Allineamento a ISO 9001, ISO 55001 e AI Act europeo

Processi di back-office

Il lavoro amministrativo che tiene in piedi una PMI manifatturiera e che nessuno ha mai disegnato: preventivi, gestione ordini, documentazione tecnica, comunicazione con i fornitori, non conformità di qualità.

Cosa comprende

Mappa prioritizzata del lavoro che l'AI può prendere in carico
Elenco di esclusione: cosa non deve toccare mai
Ridisegno del processo prima dell'automazione
Business case con costo e ritorno stimati

Agenti sui vostri sistemi

Un processo portato in esercizio con gli agenti sul lavoro ripetitivo, le approvazioni umane dove la tabella dice che decide una persona, e un registro delle azioni. Sui sistemi che avete già, senza software nostro da installare.

Cosa comprende

Configurazione degli agenti sui vostri strumenti
Gate di approvazione umana sui passaggi che contano
Registro verificabile delle azioni
Manuale operativo e formazione dei vostri operatori
Formazione sugli assistenti AI di uso comune: uso efficace, limiti e riservatezza

Il percorso che proponiamo, in cinque passaggi

Sono i passaggi che, per esperienza, portano un intervento fino in fondo. Si entra dove ha senso e ci si ferma quando l'obiettivo è raggiunto; se un passaggio lo avete già coperto, si riparte da quello dopo.

Diagnosi

Dove sta il margine e dove no. Stato attuale, lavoro che si può togliere, lavoro che va lasciato dov’è, interventi valutati per impatto e fattibilità, e un conto che deve tornare.

Mappa delle opportunità con priorità
Elenco di esclusione
Business case

Architettura

Il sistema, non la toppa. Processi, modello dei dati, ruoli, autorità decisionale e i punti in cui una persona deve poter dire no.

Processi secondo ISO e BPMN 2.0
Tabella dei diritti di decisione
Classi di rischio e gate di approvazione

Integrazione

Costruzione e collegamento ai sistemi che avete già. Automazioni e, dove servono, agenti entrano qui, dentro processi che a questo punto esistono davvero.

Automazioni in esercizio
Integrazioni documentate
Collaudo e verifica

Operazione

La parte che di solito manca. Indicatori sotto osservazione, limiti di spesa, approvazioni non falsificabili e un modo per accorgersi che qualcosa si è incagliato.

Monitoraggio e allarmi
Registro delle approvazioni
Cruscotto dei costi

Abilitazione

Il vostro team conduce il processo senza di noi. Formazione sugli strumenti che userete davvero (il vostro gestionale e gli assistenti che avete in licenza), documentazione e una revisione periodica finché serve.

Materiali di formazione
Manuale operativo
Revisioni programmate

Un caso, per intero

Un caso di ridisegno dei processi ed eccellenza operativa, non una dimostrazione di agenti: cosa è stato fatto, cosa ne è uscito e cosa era fuori perimetro.

Eccellenza operativa · Ridisegno dei processi

Marcos Felix

Ridisegno dei processi operativi principali di un’organizzazione di servizi tecnici: da flussi frammentati a operazioni strutturate e misurabili.

Eccellenza operativaDisegno di processoIndicatoriGestione del cambiamento

Abbiamo mappato lo stato attuale di tre processi principali, individuato sprechi e punti di rottura, ridisegnato ogni processo con proprietà e punti di decisione chiari, definito indicatori con metodi di misura praticabili e prodotto piani di attuazione rispettosi della cultura e della capacità di cambiamento dell’organizzazione.

Output

Mappe dello stato attuale per 3 processi operativi principali
Disegno dei processi allo stato obiettivo (BPMN 2.0)
Procedure operative per ciascun processo
Sistema di indicatori con 12 metriche operative
Piano di attuazione per fasi successive

Non siete sicuri di dove cominciare?

È la domanda giusta, e la risposta è il diagnostico: una o due settimane per sapere dove l'AI paga nel vostro back-office, dove sarebbe imprudente, e quanto costa il primo passo.

Richiedi il diagnostico Come lavoriamo